Образование

 
 

Инж. Калина Христова

Изпълнителен директор на ИКО - Габрово

Институт по качество в образованието, към Европейски център за иновации,образование, наука и култура
Тел.: +359 899 885 167
e-mail: hristova@eucenter.net
www.eucenter.net
www.setmodels.net

Тема 5

Рискове в образоветелна среда. Техники са справяне с липсата на мотивация у учениците.

Един от основните рискове в образователната среда е отпадането от училище. Много са причините и факторите но основният и възлов момент е липсата на мотивация не само в учениците, но и в учителите.

Как да мотивираме?

Има няколко основни принципа на мотивацията:

        
1.    Позитивното отношение мотивира. Кои са условията, които мотивират? Спомнете си ваш учител, приятел или родителите, които са ви подкрепили да се справите успешно с нещо, само като са ви окуражавали, че ще успеете. Това е пример за първия принцип – положителното отношение мотивира.

2.    Удоволствието мотивира. Със сигурност сте имали моменти на истинска наслада от нещо, което сте правили сам или с приятели. Спомняте ли си, колко силно мотивирани сте били за успеха и сте го постигнали? – Радостта мотивира.

3.    Да се чувстваш значим мотивира. Ако се замислите и поразровите в паметта си, ще успеете да намерите моменти, когато вашето мнение се е оказало много ценно. Вашите идеи са били смислени и важни. Хората са се вслушвали във вас. Бяхте ли мотивиран? Обзалагам се, че сте били! Това е пример на третия принцип – да се чувстваш значим, мотивира.

4.    Успехът мотивира. Много хора се мотивират, когато успеят да направят нещо добре. Чувствате, че усилията, които полагате си струват и искате да постигнете успешен резултат. Това е четвъртия принцип – успехът мотивира.

5.    Личната полза мотивира. Всеки човек се интересува: “Какво ще спечеля от това?”. Когато служител, участник в курс по обучение - или който и да било – види, че ще има лични ползи, тя или той се мотивира.

6.    Яснотата мотивира. Шестият и последен принцип най-лесно би бил разбран, ако се замислите за ситуация, в която не сте били мотивирани. Има голяма вероятност, просто да не сте били достатъчно наясно със задачата, която трябва да извършите. Инструкциите са били доста двусмислени. Обърнете тази илюстрация и ще получите шестия принцип – яснотата мотивира.
 
Инж. Калина Христова – Изпълнителен директор на ИКО – Габрово

Тема 7

Мястото на Управлението на риска в училищната стартегия

Стратегия за развитие на училището

Стратегията служи за по-добро позициониране на училището на национално равнище. Тя определя общите насоки на развитие на училищната работа. Подрежда различните дейности, които ще бъдат развивани - съобразно наличния потенциал и конкурентните позиции. Обвързва в едно координирано цяло училищните политики от различни области. Така пести управленска енергия и дава на директора възможност да се съсредоточи върху фундаменталните, портфейлните и други оновни училищни политики.

Основните елементи на училищната стратегия са:

•    Стратегия за развитие на училището
•    Функционални правила и политики
•    Управление на процесите
•    Управление на риска
•    Управление на кризите
•    Управление на промяната
•    Инвационни политики и управление на процесите

Защо училището се нуждае от тях?


Това може да стане ясно от един стандартизиращ модел на функциониране на училището, който очертава организационните и производствени връзки и осигурява стабилност на основните процеси. Моделът е лесно разбираем и дава възможност за повтаряемост.

Ето и някои предложения за действия, които помагат за изпълнение на тази задача:

•    Анализирайте всички релевантни процеси във Вашето училище;
•    Идентифицирайте слабите места и ефективността в дейностите;
•    Изгответе план за преструктуриране и формализиране на процесите;
•    Търсете и изграждайте здрави партньорства с вашите дарители,  партньори в дейностите, управленски екип, учители и работници;
•    Подгответе училището си за предстоящите промени;
•    Набележете междинни цели и следете постигнатите резултати;
•    Приведете плана незабавно в действие и използвайте поетапния подход, за да се справите с предизвикателствата;
•    Наблюдавайте и оценявайте постигнатия напредък.
•    Не отхвърляйте възможността за ползване на услуги отвън за дейности, с които не можете да се справите сами.

План за разработване на работеща система от политики и процедури в 4 стъпки:

Отговорете си на следните въпроси:

•    Има ли във Вашето училище оперативни правила?
•    Могат ли Вашите служители да ги прилагат?
•    Готови ли са да го направят?
•    На каква цена?

Инж. Калина Христова – Изпълнителен директор на ИКО - Габрово

Тема 8

Рискове при съставяне на оперативни наръчници за училищна стратегия

Разработването на оперативни наръчници също може да се стандартизира като в тях трябва да се включи най-малко следната информация:
•    Отговорности – направете изчерпателно описание на отговорностите на всяка от позициите.
•    Стандарти – определете стандартите за всяка позиция. Включете училищните политики, определящи правомощията и общите правила на поведение на служителя или работника, който я изпълнява.
•    Работни инструкции – опишете как следва да се изпълняват дейностите на съответната позиция.
•    Обща информация – включете информация за училището, дейностите, които предлага, конкуренцията и други. Включете и други материали, които биха помогнали на служителя да се ориентира в работната среда.

•    Взаимовръзки – опишете в какви взаимовръзки е позицията с:

o    висшестоящите позиции;
o    низше стоящите позиции;
o    позициите на същото ниво, с които често се взаимодейства;
o    позициите на други нива, с които се взаимодейства;
o    външната среда (доставчици, родители, външни звена, НПО и други, с които имате контакти).

Всяко стандартизирано ръководство може да се състои от следните раздели:

•    Позиция (име и информация за конкретната позиция на връзката или служителя)
•    Фирма, НПО: продукти и/ или услуги, които предоставя
•    Политика на фирмата или организацията – общи фирмени политики (за служителите – разбирания, интереси)
•    Системи – планове за действие, примерни форми, схеми, записки, помощни материали и др.
•    Логистика – описание на принципите, на които се подчинява дейността на съответната позиция (как да работим с този човек).

Процесът на създаване на ръководства за всички операции и процеси в една фирма е труден и изключително трудоемък. Той обаче може да се осъществява поетапно, успоредно с реализацията на училищната  стратегия.

Тема 9

Управление на процесите и рискове от грешки при управление на процесите.

    В училищна среда процесът е серия от специфични, измерими задачи, изпълнявани от хора и системи по такъв начин, че да доведат до определен резултат
    Процесите имат три основни характеристики: имат вътрешни и външни „потребители”; протичат между различни звена на организацията или различни организации и се базират на начина, по който се извършват дейността в организацията.

Те се състоят от 3 компонента:
1.    Субекти (образувания): там, където протича процесът.
2.    Обекти: предмети на въздействие. Обектите биват материални и информационни.
3.    Задачи: извършваните дейности, чрез които се въздейства върху обекта.
Защо трябва да управлявате процесите в училището?
Управлението на процесите е предпоставка за конкурентност на училището. То включва създаване и поддържане на среда, в която група хора, работещи заедно, ефективно извършват определена работа. Ролята на ръководителя в него е да планира и организира дейността, да управлява човешките ресурси, да ръководи и наблюдава.
Ето и някои критерии, които ще ви помогнат да решите върху кои процеси да се фокусирате:
•    Процесът трябва да е от критично значение за повишаване на производителността.
•    Икономиите от автоматизирането му да са видими.
•    Възвръщаемостта на инвестициите за прилагането на подхода е висока и за предпочитане – постигана в кратки срокове.     
     Трябва да се съсредоточите върху три основни проблема:
•    да се постигне желания резултат;
•    да се намалят до минимум необходимите ресурси;
•    да се направи процесът гъвкав – да може да се адаптира към променящите се участници и потребностите на клиентите.


     За да успеете, трябва да предприемете няколко задължителни стъпки:


1.     Премахване на бюрокрацията
2.     Премахване на дублирането
3.     Оценка на добавената стойност
4.     Опростяване – намаляване общата сложност на процеса
5.     Намаляване продължителността на цикъла на процеса
6.     Откриване на грешките
7.     Дефиниране и решаване на проблемите
8.     Вземане под внимание на факторите технология/автоматизация
9.     Реинженеринг на процесете
10.   Измерване на ефективността


Доказани в практиката истини са, че:


•    80% от успеха при въвеждане на управление на процесите зависи от подкрепата на екипа.
•    За да се приемат промените, обучавайте и мотивирайте хората.
•    Първо говорете с хората, разберете какво искат и от какво имат нужда и им помогнете, ако можете.
•    Опитайте да наемате хора със сродно мислене.
•    Покажете предимствата на промяната.
•    Необходимо е силно лидерство и личен пример.
•    Методологията е само рамката. Необходими са експертиза и новаторски подход.
•    Ако не разполагате с такива ресурси, по-добре потърсете подкрепа от външни експерти.
Новите технологии дават възможности за използване на специализиран софтуер за управление на процесите, но вие трябва да изберете най-подходящата система за вашето училище.


Тема 10

Управление на риска. Основни моменти и понятия.

Термини и определения
Риск - влияние на неопределеността за постигането на цели (риск клас и в него има риск категории, подкатегории)
Управление на риска - координирани дейности за ръководене и насочване на дадена организация по отношение на риска
Организационна рамка на управлението на риска - съвкупност от елементи, създаващи основите и ръководните организационни разпоредби за разработването, внедряването, наблюдението, прегледа и непрекъснатото подобряване на управлението на риска в цялата организация.
Политика за управление на риска  - декларация за общите намерения и насоченост на дадена организация по отношение на управлението на риска
Отношение към риска  - подход на дадена организация да оцени, след което да намали, да задържи, да приеме или избегне риска
План за управление на риска - програма, включена в организационната рамка на управлението на риска, определяща подхода, елементите на управлението и ресурсите, които трябва да бъдат осигурени за управлението на риска
"Собственик" на риска
физическо лице или организационна единица, имащи отговорност и пълномощия да управляват риска
Процес на управление на риска
систематично прилагане на политика, процедури и практики за управление на дейностите за обмен на информация, за консултиране, за установяване на обстоятелствата, както и дейностите по идентифициране, анализ, преценяване, въздействие, наблюдение и преглед на риска
Установяване на обстоятелствата
определяне на външни и вътрешни параметри, които да бъдат отчитани при управлението на риска, и определяне на областта на приложение, както и на критерии за риск за политиката за управление на риска 
Външно обстоятелство
външна среда, в която организацията се стреми да постигне своите цели
Вътрешно обстоятелство
вътрешна среда, в която организацията се стреми да постигне своите цели
други


Тема 11

Видове Управление на риск



Управлението на риска бива два вида:
•    Традиционно – управляващо рисковете, породени от физически и правни явления – природни бедствия, инциденти, съдебни процеси и други.
•    Финансово – когато рисковете са финансови и могат да бъдат управлявани с финансови инструменти.
Все повече обаче технологиите водят до възникване на финансови рискове, поради което трябва да се вземат защитни мерки ( примерно защитни стени от вируси и атаки, сигурни сървъри, антивирусни програми и др.).
ПРИМЕР: Моля, избройте петте главни риска за вашето училище.
Процесът на управление на риска включва следните елементи:
•    Изготвяне на план за управление на риска.
•    Разпределяне на отговорностите.
•    Разбиране на отговорностите на всички, включени в плана.
•    Определяне на разходите за предвидените мерки и предвиждане на необходимия бюджет.
•    Наблюдение и оценка на адекватността на мерките.

Тема 12
Къде трябва да се прилага управлението на риска?



Планът за управление на риска трябва да се отнася до цялото училище като организация. Не е задължително да бъде сложен и да отнема много време, за да бъде ефективен.
Той може да бъде изготвен като се следват описаните по-долу стъпки:
1.    Изготвяне на списък на потенциалните рискове. Нека в подготовката му да участват всички учители и всеки да опише поне 10 риска, отнасящи се до неговата работа.
2.    Обобщаване на рисковете в общ списък
3.    Проучване вероятността и въздействието на всеки от тях и класиране в групи (например голям, среден, малък риск).
4.    Определяне на „предупредителните знаци”, които биха ви известили за възникване на риска.
5.    Определяне на възможните превантивни дейности за всяка заплаха.
6.    Класиране на потенциалните рискове и изготвяне план за действие за по-големите от тях. Открийте и включете във всеки от плановете      възможните действия, които биха предотвратили или намалили последствията от заплахата.
7.    Определяне на хората, които ще бъдат отговорни за следенето на появата на „предупредителните знаци” за възникване на всеки риск и за адекватната реакция при поява на заплахата. Често това е ръководителят на съответното ниво, но разбира се, е добре всички членове на екипа да бъдат внимателни.
Преглед изготвения план, добавяне или извършване на промени, ако е необходимо.



Тема 13

Принципи на управлениена риска



За да бъде ефикасно управлението на риска, всяка организация трябва да спазва на всички нива дадените по-долу принципи:
•    Управлението на риска създава стойност и я запазва
•    Управлението на риска е неразделна част от организационните процеси
•    Управлението на риска е неразделна част от процеса на вземане на решения
•    Управлението на риска разглежда ясно неопределеността
•    Управлението на риска е систематично, структурирано и своевременно
•    Управлението на риска се основава на най-добрата налична информация
•    Управлението на риска е приспособимо
•    Управлението на риска отчита човешките и културните фактори
•    Управлението на риска е прозрачно и всеобхватно
•    Управлението на риска е динамично, повтарящо се и реагиращо на измененията
•    Управлението на риска улеснява непрекъснатото подобряване на организацията



Тема 14

Как да създадем политика за управление на риска?



Политиката за управление на риска трябва ясно да прецизира целите и ангажиментите на организацията по отношение управлението на риска и обикновено включва следното:
•    обосновката на организацията по отношение управлението на риска;
•    взаимовръзките между целите и другите политики на организацията и политиката й за управление на риска;
•    отчетността и отговорностите за управление на риска;
•    начинът, по който се разглеждат конфликтите на интереси;
•    ангажиментът за осигуряване на необходимите ресурси на персонала, отговорен за управлението на риска;
•    начинът, по който ще се измерват и отчитат постиженията от управлението на риска;
•    ангажиментът за периодичен преглед и подобряване на политиката и организационната рамка на управление на риска вследствие на дадено събитие или изменение на обстоятелствата.
Политиката за управление на риска трябва да бъде съобщавана по подходящ начин.



Тема 15

План за управление на риска. Идентификация. Какво е "Карта на рисковете".

План за изпълнение на целите
Целите се отразяват в стратегически/оперативен план за изпълнение, който съдържа:
• съответните дейности за постигането им
• отговорните служители
• крайни срокове за изпълнение
• начин и отговорности, свързани с отчитане на изпълнението
• индикатори за изпълнението

Идентифициране на рисковете
Идентифицирането на рисковете, свързани с постигането на определена цел, представлява:
• анализ на основните дейности, насочени към постигането на целта
• определяне на вероятните неблагоприятни събития (рискове), които могат да настъпят и да повлияят на определена дейност.

Карта на рисковете
В процеса по идентифициране на рисковете ръководителите и служителите от пилотните организации се подпомагат от Карта на рисковете, разработена от “Делойт Одит”.
Картата на рисковете включва четири нива:
• Риск клас
• Риск категория
• Риск под-категория
• Риск


Тема 16


Кои са обстоятелствата влияещи на риска


Външните за училището или организацията обстоятелства може да включват, без да се ограничават:
a)    социалната,     културната,     политическата,     правната, финансовата, технологичната,
b)    икономическата, природната и конкурентната среда, на международно, национално, регионално или местно ниво;
c)    факторите и тенденциите, които имат определящо влияние върху целите на организацията,
d)    взаимовръзките с външните заинтересовани страни, техните ценности и възприемане.


Вътрешните обстоятелства на организацията може да включва, без да се ограничава до: - управлението, организационната структура, ролите и отговорностите;
•    въведените политики, цели и стратегия за постигането им;
•    възможностите по отношение на ресурси и познания (например капитал, срокове, персонал, процеси, системи и технологии);
•    информационните системи, информационните потоци и процесите за вземане на решение (официални и неофициални);
•    взаимовръзките с вътрешните заинтересовани страни, техните ценности и възприемане;
•    културата на организацията;
•    стандартите, указанията и моделите, приети от организацията, и формата и обхвата на договорните отношения.


Тема 17

Основни принципи на управлението на риска

• Повишаване на информираността за риска и чувствителността към него
• Специфични планове за действия
• По-ефективно и по-ефикасно управление на дейностите
• Изискване за възможно най-нисък риск капитал
• По-добра връзка между стратегията и дейностите
• По-добри управление и контрол на промените, про-активност и прогнозиране
• По-силно управление и надзор
• Организационната култура трябва да стимулира среда, която насърчава възможности за управление на рисковете, а не цялостното им премахване
• УР е огледало за стратегическите планове
• УР не осигурява сигурност, а ефективно намаление на несигурността
• Помага да се направи нещо изрично, което по принцип се прави по подразбиране
• Избира методи в съответствие с вашите нужди:
• Започнете спокойно, натрупайте опит
• Нараства с нарастване на вашите опит и нужди
• Опитът в УР е вграден в организацията, а не в част от хората

Тема 18

Рамка за вътрешен контрол при управление на риска



Контролни цели
    Категориите на контролните цели са:
 •    Оперативни контролни цели ( 1 - ва категория)
 •    Контролни цели, свързани със съответствие ( 2 - ра категория)
 •    Финансови контролни цели ( 3 - та категория)


Контролните цели са свързани със стратегическите цели  и трябва да гарантират :
•    Икономичност и ефективност на операциите ( 1 - ва категория)
•    Изпълнение на организационните цели ( 1 - ва категория)
•    Опазване на активите ( 1 - ва категория)
•    Надеждност и точност на информацията ( 2 - ра категория)
•    Съответствие с политики, процедури, законодателство ( 3 - та категория)

   
Вътрешен контрол - вътрешният контрол е процес

Петте елемента на процесът по вътрешен контрол се състои от 5 компонента:
•    Контролна среда
•    Оценка на риска
•    Контролни дейности
•    Информация и комуникация
•    Мониторинг


Тема 19
Оценка на риска -цели. Как да определим риска? Анализ.




Определяне на целите и задачите:
•    Вътрешният контрол е безсмислен без цели и задачи.
•    Написаните цели и задачи фокусират усилията към желаните резултати.
•    Написаните цели и задачи осигуряват рационалност на разпределението на ресурсите.
Определяне на рисковете
•    Риск е нещо, което може да попречи на постигането на целите.
•    След като бъде определен риска, се извършва анализ на риска, при който рисковете се подреждат/приоритизират, за да се определят съществените рискове.


Как определяме риска?
•    Вие знаете вашите рискове.
•    За всяка ваша цел си задавайте въпроса:
  -     Какво може да се случи погрешно?
  -    Какви активи трябва да съхраним?
  -    Има ли по-добър начин, по който да постигнем целите си?
  -    Как някой може да открадне от нас?
  -    Кои са най-големите законови рискове, на които сме изложени?        
  -    Определете рисковете на ниво отдел и на ниво дейност (процес).


Какво е анализ на риска?
•Анализът на риска е процес за определяне на съществените рискове.
•Включва подреждане/приоритизиране. За всеки идентифициран риск се задават два въпроса:
   - Каква е вероятността от сбъдване?
   - Какво е потенциалното въздействие?
•Един риск е значителен, ако има разумна вероятност за сбъдване и широко потенциално въздействие.


Тема 20
Основните техники за справяне с риска са:



•    Прехвърляне на риска: 
Действие в управлението на риска, при което училището прехвърля с договор отговорността за заплащане на всички възникващи загуби върху друго лице. Използва се за намаляване на риска при отношенията със външни среди. Така училището прехвърля върху контрагента някои възникващи рискове.
•    Избягване на риска:
Действие, елиминиращо потенциалните загуби. Тази техника включва дейности, избягващи потенциално рискови ситуации и не се отнася до директно възникнал риск. Разбира се, не всеки риск може да бъде избегнат, ето защо, тя се използва в комбинация с други.
•    Контрол на загубите:
Помага за намаляване на честотата на поява на загуби. Тя включва противодействащи на рисковите фактори действия, намалявайки тяхното въздействие върху училището и се прилага преди, по време и след възникването на загубите.
•    Поемане на риска:
Училището покрива загубите от действието, използвайки собствени ресурси. Понякога това се случва естествено, когато даден риск е неизвестен или непредвидим. Случва се също училището осъзнато да поеме последствията от риска.
•    Застраховане:
Живота на децата, тяхно нараняване или по-скъпо струваща техника, която се използва като последна възможност. Тя предполага изплащане на застрахователна премия за компенсиране на загубите от настъпването на определени застрахователни събития като бедствия, например.


Тема 21

Организационна структура по управление на риска



Организационната структура по управление на риска в административната структура от публичния сектор – държавната и публичната администрация, се състои от:
•    Председател;
•    Секретар;
•    Членове.

По преценка на председателя на работната група на заседанията могат да бъдат канени и други служители от административната структура.
Отговорностите по управление на риска са разпределени, както следва:  Ръководителят (Директора)на административната структура е отговорен за управлението на риска по смисъла на чл.2 и чл.12 от ЗФУКПС. Утвърждава правила за управление на риска и стратегически план по управление на риска в административната единица. Докладва на по-висшестоящите органи в указаните срокове и в случаите на възникване на критични рискове;
 Заместник-ръководителят (Зам. Директора) и главният секретар са отговорни за управлението на риска в поверения им сектор;
 Директорът на дирекция (Главен учител) контролира рисковите фактори за дейността на дирекцията и взема решения в границите на своите правомощия за ограничаване и управление на идентифицираните рискове. Задължително прилага Вътрешни правила за управление на риска в съответствие с настоящата стратегия. При анализа на изпълнението на месечната програма за предходния месец и подготовката на програмата за следващия месец ежемесечно се извършва преглед на риск-регистъра и се актуализира при необходимост. Определя служител, който да изпълнява функциите на координатор на ниво дирекция;
 Началникът на отдел (или звено)организира и контролира ефективното протичане на процесите от системата за управление на риска, създава организация на работа, следи за съответствие на прилаганите от служителите контролни дейности, информира периодично директора на дирекцията за състоянието на установените рискове и за предприетите контролни дейности;  Служител/експерт  (Учител)– участва в процесите по управлението на риска чрез прилагане на определени контролни процедури, спазва разписаните правила и своевременно уведомява координатора и началник отдела при констатирани нарушения;
    Координатор по управление на риска на ниво работна група:


    - попълва и обновява регистъра на рисковете на административната структура;
    - води документална отчетност по управление на риска и плана за изпълнение на контролните дейности при управление на рискове в административната структура;
    - предоставя актуална и сигнална информация на председателя и членовете на консултативния съвет по риск-регистъра и плана за изпълнение на контролните дейности при управление на рискове в административната структура;
    - координира действията на координаторите по управление на риска на ниво дирекция;
    Координатор по управление на риска на различните нива:
    - попълва регистъра на рисковете на ниво структурно звено;
    - предоставя информация за риск-регистъра на ниво структурно звено на координатора по управление на риска на ниво работна група (минимум на 3 месеца).

При изготвянето на Вътрешните правила за управление на риска е необходимо да се предвиди и процедура за вътрешно докладване.
За подпомагане на периодичното проследяване на процеса по управление на идентифицираните рискове, при спазване на изискванията за своевременност, периодичност и изчерпателност, към работната група за управление на риска се определя координатор на ниво работна група, който да координира процеса по управление на риска.
Координаторът проследява процеса на управление на риска и своевременно информира председателя на работната група по управление на риска.
С Вътрешните правила за управлението на риска се запознават всички нива на организационната структура от административната структура в публичния сектор, участващи в процеса на управление на риска.


Прикачени файлове

Няма прикачени файлове към тази публикация
 
 

Коментари

 
Няма публикувани коментари все още



Напишете Вашия коментар:

* Само регистрирани потребители могат да коментират